Importar usuarios de manera masiva | Centro de Ayuda Publica.la

De forma sencilla podrás agregar grandes cantidades de usuarios de forma masiva. Te compartimos una planilla de ejemplo para que utilices y además te explicamos cada campo para que puedas completarlos.

¡Comencemos!

📹Aquí encontrarás un video instructivo completo

1. Abre en Excel o Google Sheet la planilla que te compartimos aquí.

👉 Ve a Archivo (o File) y elige "Crear una copia" (o Make a copy) para poder editarla con la información que necesites importar.

No es necesario agregar todas las columnas para realizar una importación, solo las columnas marcadas como Obligatorias.

Detalles de las cabeceras de cada columna

Cabecera	Detalle
external_id (opcional)	Es un identificador único para el usuario y no debe confundirse con el ISBN de la publicación. Te recomendamos utilizar este campo, ya que es la única forma de hacer referencia a un usuario después de la importación, además del correo electrónico. Debe contener 250 caracteres como máximo. Puede contener caracteres alfanuméricos, así como guiones y guiones bajos. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
email (obligatorio)	Email del usuario. Debe contener 250 caracteres como máximo. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
password (opcional)	Puedes crearle de forma manual una contraseña o bien dejar este campo sin completar y que el usuario genere su propia contraseña con la función de "recuperar contraseña" al momento de querer ingresar a la plataforma. Debe contener como mínimo 8 caracteres alfanuméricos y como máximo 250. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato. Recomendamos por un tema de seguridad que cada usuario genere su contraseña al momento de querer ingresar para evitar enviar contraseñas como textos en correos.
assign_plan_id (opcional)	Es un identificador único del plan y se usa para asignar automáticamente un plan a los usuarios importados. Escríbenos a [email protected] indicando el nombre del plan del que necesitas el identificador para que podamos indicartelo. El formato de esta columna debe ser Número. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Número.
assign_plan_valid_from (opcional)	En caso de que el usuario tenga un plan válido desde una fecha determinada. El formato de esta columna debe ser Fecha “año-mes-día” (2019-04-28). Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Más formatos > Más formatos de fecha y hora.
assign_plan_valid_to (opcional)	En caso de que el usuario tenga un plan válido hasta una fecha determinada. El formato de esta columna debe ser Fecha “año-mes-día” (2019-04-28). Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Más formatos > Más formatos de fecha y hora.
only_sees_readable (opcional)	En caso de que el usuario solo vea las publicaciones que puede leer. Debe contener 1 (uno) ó 0 (cero). Por defecto es 0 (cero). El formato de esta columna debe ser Número. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Número.
name (opcional)	El nombre del usuario. Debe contener un máximo de 50 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
sessions_limit (opcional)	Límite de sesiones para cada usuario. Rango entre 1 y 99999. El formato de esta columna debe ser Número. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Número.
national_id (opcional)	Es el número de identificación del usuario (por ejemplo en Argentina el DNI) El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
address_line_1 (opcional)	La dirección del usuario. Debe contener un máximo de 50 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
address_line_2 (opcional)	La dirección complementaria del usuario. Debe contener un máximo de 50 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
city (opcional)	La ciudad del usuario. Debe contener un máximo de 50 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
state (opcional)	El estado del usuario. Debe contener un máximo de 50 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
country (opcional)	El país del usuario. Debe contener un máximo de 50 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
postal_code (opcional)	El código postal del usuario. Debe contener un máximo de 20 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.
other_information (opcional)	Otra información de facturación del usuario. Debe contener un máximo de 512 caracteres. El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato.

2. Una vez completado esta planilla deberás descargarla / guardarla como un archivo .XLSX (Microsoft Excel) para poder utilizarla.

3. Ve al Panel de Control de tu Biblioteca, luego a Ajustes > Importaciones.

4.Haz clic en Nueva Importación, elige la opción Importar Usuarios y agrega el archivo que creaste.

5. Haz clic en el botón de Crear Importación y automáticamente se correrá el proceso.

Una vez corrido este proceso, podrás ver en esa misma sección si el mismo se realizó de forma exitosa o si se generó algún error.

Es posible que en algunos casos requieras actualizar la página para ver el estado final del proceso si el mismo sigue apareciendo como "Procesando" durante varios minutos.

Errores comunes

Dentro de Ver detalles del reporte podrás ver los errores en caso de producirse alguno y el mismo se indicará con la fila de la planilla en la cual se está produciendo dicho error. La fila indicada es exactamente la misma que en la planilla, contándose como número 1 (uno) la cabecera.

Los distintos errores comunes que suelen producirse son los siguientes:

Cabecera inválida: este es uno de los errores más comunes y generalmente sucede porque se modificó a mano el dato de algunas de las cabeceras y no coincide exactamente con lo que indicamos en el archivo de ejemplo
Correo inválido: el correo indicado tiene algún error. Esto puede estar relacionado principalmente a algún error de tipeo donde se omite alguna letra o punto.Ejemplo: [email protected] o nombre@hotmailcom o [email protected]
Fecha con formato erroneo: se debe seguir el formato de fecha tal cual lo indicado en los puntos anteriores. Ejemplo: usando barras en vez de guiones (2020/01/20) o escribiendo sin usar el orden correspondiente (01/20/2020) o abreviando el año en dos números (01-20-20)
Demasiados caracteres: no respetar la cantidad máxima de caracteres de los campos tal como se indica en cada caso.Ejemplo: queriendo agregar en el campo de información adicional de facturación mucha información.
Plan_id inválido: al indicar un número identificatorio de plan que no exista en la Biblioteca porque no se haya creado antes o bien se haya escrito mal.

Esperamos que este tutorial te haya resultado sencillo. Si tienes consultas escríbenos a [email protected].