⚠️ Si es la primera vez que vas a realizar una importación, debes solicitarnos tus credenciales de acceso al SFTP de publica.la. Allí es donde cargarás tanto las publicaciones como las portadas de las mismas.
Escribenos a [email protected] para que podamos indicarte cuáles son tus propias credenciales.
Una vez que tengas tus credenciales sigue los pasos detallados a continuación:
1. Ingresa al SFTP desde Filezilla para poder cargar tus archivos.
Si nunca lo utilizaste, aquí te compartimos un artículo de nuestro centro de ayuda en donde te mostramos dónde descargar Filezilla, cómo iniciar sesión y cómo cargar tus archivos al SFTP.
Todos los archivos (publicaciones y portadas) que subas a tu cuenta del SFTP, deben estar nombrados por el ISBN. Esto hace que el sistema los encuentre de una manera más simple.
2. Cuando hayas cargado todos los archivos en el SFTP, deberás completar la planilla con la metadata.
👉Te compartimos una planilla de ejemplo para que puedas descargarla, copiar las cabeceras de cada columna y poder rellenar los campos con los datos de tus publicaciones.
Para descagar la copia de la planilla debes ir a Archivo (o File) y hacer clic en "Hacer una copia" (o "Make a copy"). De esa manera podrás editar la planilla con la información que quieras incorporar.
No es necesario agregar todas las columnas para realizar una importación, solo las columnas marcadas como Obligatorias.
Detalles de las cabeceras de cada columna.
Recuerda leer cada una en detalle para evitar errores al momento de importar tus publicaciones.
Cabecera | Detalle |
ISBN: OBLIGATORIO. | Es un identificador único para la publicación y aquí debes colocar el ISBN. Puede contener caracteres alfanuméricos, así como guiones y guiones bajos con un máximo de 250 caracteres. |
Type: OBLIGATORIO. | Aquí deberás colocar el tipo de archivo. |
Name: OBLIGATORIO. | Es el nombre de la publicación. Debe contener un máximo de 200 caracteres. |
Description: Opcional. | Es la descripción de la publicación. Debe contener un máximo de 10000 caracteres. |
Free: Opcional. | En caso de que la publicación sea gratuita debe contener 1, si no es gratuita debes colocar 0 (cero). |
Free Until: Opcional. | En caso de que la publicación sea gratuita hasta una fecha determinada. |
Publication Date: Opcional. | Si quieres puedes especificar una fecha y hora de publicación. Debe contener la fecha en formato "año-mes-día" y si agregas una hora la misma debe ser en formato "horas-minutos-segundos". Por ejemplo: si solo agregas la fecha 2019-09-15 y si agregas fecha y hora 2019-04-28 00:00:00. Ten en cuenta que si dejas el campo vacío el valor predeterminado será la fecha y hora en la que cargues los archivos. |
File URL: OBLIGATORIO. | Aquí debes agregar la RUTA con la ubicación de la publicación dentro del SFTP.
📚 Para archivos con extensión PDF o Epub Recuerda que debes usar el ISBN como el nombre del archivo. El nombre del archivo no debe contener espacios y solo deberán ser caracteres alfanuméricos. Debe ir de esta manera: "username_ftp*/files/isbn_code.pdf ". Por ejemplo: editorial-ejemplo/files/234568765434.pdf
🎶 Para archivos con extensión MP3 (Audiolibros-Podcasts) Puedes agregar uno o varios archivos de pista para un audiolibro. Si deseas agregar varias pistas, debes agregar el carácter "|" para separarlas. Para hacer esto, debes seguir este formato de ejemplo: -Una pista : username_ftp/files/isbn_code.mp3 (nombre de usuario / archivos /123abc.mp3). (A) -Múltiples pistas : username_ftp/files/isbn_code-1.mp3|username_ftp/files/isbn_code-2.mp3 |
Cover File URL: Opcional pero Recomendado. | Al igual que el item anterior, aquí debes colocar la RUTA con la ubicación de la portada de la publicación dentro de un directorio "/files". Este archivo debe ser JPG o PNG. Deberás usar el ISBN como el nombre del archivo. Recuerda que no debe tener espacios y solo contener caracteres alfanuméricos.
El formato de esta columna debe ser texto plano. Para hacerlo debes seleccionar la columna, dar clic en Formato > Número > Texto sin formato. |
Lang: OBLIGATORIO. | En esta columna debes colocar el idioma de la publicación. Para contenido en español deberás colocar es, para contenido en inglés en , para contenido en portugués pt y para contenido en italiano it. Debes ingresar los valores en minúsculas. |
Allow Preview: Opcional. |
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Require Login for Preview: Opcional. | En caso de que la publicación requiera inicio de sesión cuando se pueda previsualizar, debe contener 1, caso contrario un 0 (cero). |
Require Login to Read: Opcional. | En caso de que la publicación cuando sea gratuita le requiera iniciar sesión al usuario debe contener 1, caso contrario un 0 (cero). |
Private Material: Opcional. | Si la publicación contiene material privado (por ejemplo: un enlace a un video, un código o contraseña o cualquier otra información que quieras adicionar a la publicación.) Solo podrán verlo los usuarios con acceso a la publicación. Debe contener un máximo de 10000 caracteres. |
Prices: Opcional. | Es una cadena con el formato currency_id:amount. |
PPU Prices : Opcional, pero OBLIGATORIO si ppu_enabled es igual 1. | Establece el precio de la licencia PPU (que usualmente corresponde al 10% del precio de tapa del libro) y sigue el mismo formato que el campo prices, con la diferencia que solo acepta precios en USD (por ejemplo: USD:0.40 para establecer el precio en 40 centavos de dólar estadounidenses, por préstamo o alquiler). |
Retail Enabled: OBLIGATORIO. | ⚠️Debes establecer este campo en 1 si deseas ofrecer la publicación en el mercado/marketplace bajo la licencia retail (previa firma de un contrato), caso contrario 0 (cero)⚠️.
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PPU Enabled: Opcional. | Este campo permite que tu publicación sea comercializada en modalidad de préstamo o alquiler en Bibliotecas, bajo la licencia PPU (Pago por uso). Debe ser 1 en caso de que si quieras comercializarla, caso contrario 0 (cero). |
COLUMNAS DE TAXONOMÍAS Todas las columnas de taxonomías son opcionales . Podrás agregar y usar las taxonomías estándar y/o agregar columnas de taxonomías personalizadas. |
|
Keywords: Opcional. | Agrega palabras claves para que tus usuarios encuentren rápidamente la publicación. Admite múltiples valores separándolos con el carácter |. Máximo de 250 caracteres. |
Categories: Opcional. | Te permitirán identificar tus publicaciones dentro de distintos grupos para luego poder armar filtros, crear estanterías y permitir una búsqueda más sencilla a los usuarios. |
Collections: Opcional. | Te servirán para luego poder crear planes de venta o estanterías. |
Authors: Opcional. | El o los nombres de los autores. |
Narrators: Opcional. | El o los nombres de los narradores, en el caso que se trate de un audiolibro. |
Publishers: Opcional. | Es el nombre de la o las editoriales. |
Countries: Opcional. | País o ciudad. |
Editions: Opcional. | Admite valores múltiples separándolos con el carácter |. Máximo de 250 caracteres |
Audience: Opcional. | Admite hasta un (1) valor de audiencia para tus publicaciones. Los valores permitidos son children, young-adults o adults. |
bisac: Opcional. | Se debe de completar con el código BISAC y no con la descripción del mismo. Ej. ANT000000 si quisiéramos que se cargue el género "Antigüedades y coleccionables / General". Admite valores múltiples separándolos con el carácter |. Ej. ANT056000 | ANT000000. |
taxonomy_ejemplo: Opcional | La palabra "ejemplo" en la cabecera debe reemplazarse por el nombre de la taxonomía personalizada. Pueden tener tantas columnas, como taxonomías hayan creado. Admite valores múltiples separándolos con el carácter |. Máximo de 250 caracteres |
⚠️Para añadir columnas de taxonomías primero debes crearlas en la tienda. Te compartimos este tutorial de nuestro centro de ayuda en donde te mostramos cómo hacerlo.
3. Una vez completada la planilla, deberás guardar o descargar la misma como un archivo .XLSX para poder cargarla en la plataforma.
4. Ingresa a Panel de Control > Ajustes > Importaciones.
5. Haz clic en Nueva Importación, elige la opción Importar Publicaciones y arrastra o elige el archivo desde tu computadora.
6. Haz clic en Crear Importación y automáticamente se correrá el proceso.
Una vez corrido este proceso podrás ver en esa misma sección el estado de la importación, es decir, si se realizó de forma exitosa o si se generó algun error.
Es posible que en algunos casos debas actualizar la página para ver el estado final del proceso, si es que el mismo sigue apareciendo como "Procesando" durante varios minutos.
ERRORES COMUNES
Dentro de Ver detalles del reporte se indicará la fila(**) en la cual se está produciendo el error.
(**) La fila indicada es exactamente la misma que en la planilla, contándose como número 1 (uno) la cabecera.
Los distintos errores que suelen producirse son los siguientes:
Cabeceras inválidas: este es uno de los errores más comunes y generalmente se deriva de dos causas:
Se modificó a mano el dato de algunas de las cabeceras y no coincide exactamente con las que indicamos en el archivo de ejemplo y en este tutorial.
Puede que hayas elegido otra opción distinta a Importar publicaciones, como por ejemplo importar usuarios o alguna otra del listado.
Fecha con formato erróneo: Esto puede producirse por algún cambio en el tipo de formato de los datos y en este caso se debe seguir el indicado en los puntos anteriores.
No deben escribirse las fechas: utilizando como separadores las barras (2020/01/20) o escribirlas sin usar el orden correspondiente (01/20/2020) o abreviando el año en dos números (01-20-20). El formato aceptado es año, mes, día (yyyy-mm-dd).Demasiados caracteres: No respetar la cantidad máxima de caracteres de los campos tal como se indica en cada caso puede generar error en la importación.
Archivo no encontrado: Esto puede generarse porque olvidaste cargar alguna publicación o portada en el SFTP y el sistema no la encuentra, o porque está mal escrita. Revisa si no dejaste espacios de más, si la extensión del archivo es la correcta y si el ISBN coincide con el cargado en el SFTP.
Validation.issue_prices: Este error puede generarse porque los precios no están separados con el formato aceptado "ARS:500|USD:9.99". Ten en cuenta que no debe haber espacio, sino que el separador es el caracter especial --> |
⚠️ Ten en cuenta que los archivos permanecerán disponibles en el SFTP durante 90 días. Pasado ese plazo los mismos se borrarán automáticamente.
Recomendación para archivos en formato EPUB:
Para evitar errores de decodificación de los archivos en el lector es recomendable que las fuentes no estén encriptadas.
📹 Te dejamos aquí un instructivo completo.
Esperamos que este tutorial te haya resultado sencillo. Si tienes consultas escríbenos a [email protected].